Outlook 最強の仕事術 仕事が速い人は「5秒」で決める！

さすがスーパーサラリーマン石川先生。非常に実践的な内容が多く、活用しやすい1冊だと思います。今日はこの書籍の中で特にご紹介したいと思ったテクニックを4点ご紹介する形で書評としたいと思います。

①メールはフォルダ分けせず受信トレイで一括管理する
多くの人はフォルダ分けをして管理しますが、石川先生はフォルダ分けをせず、届くメールはすべて受信トレイまとめて管理することをお勧めしています。ちなみに私も全く同意見です。フォルダ分けすることで、未対応のメールが増え、見たくないものが後回しになってしまうため、結果的に時間が増えてしまうように思います。
あえて分類するなら、未処理/完了の2つだけ！非効率&ミスの元になるフォルダ分けは今すぐやめましょう。

② 5秒ルールで対処を決める
対応に時間のかかりそうなメールが受信トレイに並んでいると、後回しにしたい誘惑に駆られます。しかし、当然それでは永久にメール処理が終わることがありません。だから、メールを開く時、5秒ルールを自分にいたしましょう。
5秒ルールとは、メールを開いたら5秒以内に、今すぐ返信する。返信する日時を具体的に決める。のいずれかを選ぶというシンプルなものです。
仕事が速い人には2つの特徴があります。それは、やり切る力と決断の早さです。今返信すると決めたメールはどれほど面倒なものであっても途中で放り出さずに対処しましょう。

③すぐに返事ができないメールの対応術
しっかり考えないといけない内容や、社内での稟議が必要だったり、見積書企画書を作成する必要があるなど、回答に時間かかる場合もあります。こういったものは後からじっくり対応しましょう。
しかし、リアクションがないと先方も困ります。だから、「メールを受け取りました」という返事だけは早めにしておくのが鉄則。改めて返信期限を決め、その期日を守って対処しましょう。

④メールの返信は1営業日以内でオーケー
メールマナーの第一人者で、一般社団法人日本ビジネスメール協会代表理事の研究結果によると、約75%の人は、24時間以内に返信があれば遅いと感じないという結果が出ています。メールが来ているかばかり気にしていると、本業に集中ができなくなります。大丈夫です、すぐに返信できなくても失礼にはあたりません。1日の中でメールを処理する時間を決めて、それ以外は今やるべきことに集中しましょう。

わかりやすく、すぐに実践できる内容ばかり。メールの処理に悩む方は、ぜひ読んでみて下さい。