予定通り進まないプロジェクトの進め方

まずは1つ次のようなプロジェクトを考えてみましょう。

【プロジェクト】りんごが欲しいから買ってきて
りんごが欲しいから買ってきてという依頼をされたとします。わかりました、買ってきます！と行動しては失敗の元。
このプロジェクトにおいて、まずしなければならないことそれは、情報確認です。
・りんごは1つで良いのでしょうか？
・どこの産地が良いのでしょうか？
・そもそも何に使おうとしてるのでしょうか？
・予算はいくらでしょうか？
等々確認しなければならないことがたくさんあります。

りんごを買うという程度であればそれほど難しくありませんが、仕事におけるプロジェクトで上記のような確認を徹底しているでしょうか。思い込みで行動してしまった結果、大きなミスを犯してしまう。そんな現実はよくあることです。そこで我々がプロジェクトを行う上で、やらなければならない事は言葉の交通整理です。

【言葉の交通整理をする】
要望、要求、要件、仕様、設計。
プロジェクトにおいてはこうした別々の階層による話が、ごちゃまぜになって始まり、互いに影響与えながら進むものです。それぞれの言葉を意識して整理して使うようにしましょう。

①要望…プロジェクトを開始する根本となる時
どんなプロジェクトも、要望がない所には始まることがありません。なりたい結果を明確にしましょう。
②要求…要望を下にして、正式に依頼する側とされる側の間で明示される情報
依頼をする側とされる側の間に、きちんと要求として提起していないことを当たり前として相手に求めるのは、後々の認識相違やトラブルの元になります。仕事においては法的な問題にも発展しかねませんから、必ず要求をすり合わせ、共通の約束とする必要があるでしょう。
③要件…要求を叶えるために、製造、実現する内容を明確にすること
いわゆる要件定義をしておきましょう。何が欲しいかと、どう作るかの境界線です。このページの精度が低いと、着手した後の、戻り、影響範囲が甚大なものになってしまいます。
④仕様…製造するものに要求する形状、構造、寸法、制度、性能、製造、試験方法等の規定
使用を規定するにあたって気をつけなければならないことがあります。それは依頼者が端要望が、依頼されている仕様と一致しないケースです。依頼する側と受ける側に認識の齟齬が生まれていないか確認しましょう。
⑤設計…仕上がりの形や構造図面などによって具体的に表現すること
何を設計すべきかが正しければ、最高の仕事をすることができます。しかし初めから完璧にする事は難しいでしょう。まずは設計してみて、作ってみて、動かしてみて、そこからもう一度、何が要件だったのかを考え直す。この作業を繰り返し仕事のクオリティーを上げましょう。

さて、言葉を整理したところで、もう1つ押さえておきたいのが、プロジェクトにおける3つの法則です。次の3つの法則を抑えてプロジェクトを進めましょう。

法則①やったことのない仕事の勝利条件は、事前に決められない
家を建てるなどわかりやすいプロジェクトなら、勝利条件は家が立つことでしょう。もちろん希望の。しかし実際の仕事におけるプロジェクトは、従業員満足度を向上させる、地域社会に貢献するなど、定性的で勝利条件が曖昧なものもあります。進めていく中で何を勝利条件にすべきかを柔軟に変更させる必要もあります。

②プロジェクトにおいては、一生懸命考えて立案した施策が、想定を超えた結果をもたらす
ここで言う想定を超えた結果、とは、良い結果も、悪い結果も両方を指します。つまり、想定外は起きて当たり前ということ。なぜなら定石通りに行っても、思わぬトラブルはプロジェクトにつきものだからです。想定外のことが起こるのが当たり前、想定を超えた結果が発生した際に冷静に対処する、その判断力が重要でしょう。

③プロジェクトの過程における諸施策の結果もたらされる状況は…
即座に次の局面における制約条件となり、時にプロジェクトの勝利条件そのものの変更すらも要求する。人生万事塞翁が馬、という言葉もありますが、プロジェクトはまさにこの言葉そのもの。
コロコロと状況が変わり、目の前の問題解決をしたら、それが次の邪魔になってしまうということも多々あります。状況の変化に柔軟に対応する必要があるでしょう。プロジェクトにおける想定外とは、あってしかるべきものとあってはならないもの、この2つの軸でとらえることができます。

様々な状況が起こりうるプロジェクト。そのプロジェクトをどのように進めれば良いのかに悩んでいる方、参考になる一冊だと思います。