計画を初めて体験したと言われているドラッカーは、次のように述べています。時間はあらゆることで必要となる。ほとんどの人が、この代替できない必要可決にして得意な資源を当たり前のように扱う。
成果をあげるには自由に使える時間を大きくまとめる必要がある。たとえ1日の4分の1であっても、まとまった時間であれば重要なことを行うには十分である。逆にたとえ1日の4分の3であっても、その多くが細切れではあまり役に立たない

つまり、まとまった時間を確保しなければ、成果をあげるための大事な仕事をすることができないというのです。

では、まとまった時間を確保するためにどのようにすれば良いのか？を何点かご紹介していきます。

①仕事ではなく時間の管理から始める
仕事ができる、できないにかかわらず、真面目な人たちの多くは、やらなければならない作業をやるための時間をまず確保します。そして空いている時間でも考えようとするものです。
ここに大きな間違いがあります。時間を有効活用するためには、全く逆の発想する必要があります。

創造する時間=サボる時間

を優先的に確保して、残っている時間にやらなければならない作業や、得意先とのアポなど入れていくのです。成果をあげるものは仕事からスタートしない。時間からスタートする。考えるためのまとまった時間を先に加工することから始めましょう。

②週に丸2日分サボる時間を作るための仕事術
理央先生はなんと週に2日分もスケジュールを空け、サボる時間を確保しているといいます。そのために次のような取り組みをしているそうです。

ステップ①
まず仕事を洗い出す… 1ヵ月に、自分がしてきた仕事を書き出してみる

ステップ②
次に隠し事を分類する…こなす仕事と、創造する仕事に分ける。こなした仕事、定期的な仕事と突発的に入っていた仕事に分ける。

ステップ③
分けたら診断する…出来る限り創造する仕事の時間を取れるように、定期的にこなす仕事をまとめて片付けられるように1ヵ月の日程を組んでしまう。

こなす仕事に追われていては、創造する仕事をすることができないでしょう。まずは時間確保のために、仕事の棚卸しから始めてみてください。

③サボる時間にするべきこと
当然ですが、せっかく作ったサボる時間。これは何に使うかによって仕事の成果の出方が変わってきます。具体的には、まず目標設定や戦略立案等の川上の仕事と、結果のレビューや次の人のためのアクションプランなどの川下の仕事をしましょう。仕事によって川上、川下の仕事は変わってくるでしょうが、マーケティングマネージャーであれば次のようなことが該当します。

◆川上の仕事
新製品で狙うターゲット層を探る
最も強調すべき自社製品の強みを考える
ターゲット1番響くキャッチコピーを作る

◆川下の仕事
今回のキャンペーンを振り返り、次回に生かせる手を洗い出す
次の新製品に取り入れられる点は何かを考える

このようにできた時間は、創造する時間に当てましょう。真面目な人ほど、やるべきことをやるための時間を確保しようとして時間に縛られてしまうもの。「サボり=悪いこと」ではなく、「サボり=創造的な時間」と捉えて時間の使い方を見直してみてはいかがでしょうか？

旧体系の組織において、残業することが美徳という文化はまだ多少残っているようにも感じます。当然ですがこれからの世の中は残業して頑張ることよりも、残業せずに成果を出す事の方がずっと評価される世の中になるでしょう。

そこで残業しないチーム、残業しない仕事の仕方をするための秘訣を4点ご紹介したいと思います。

①年間150時間を削減する
ビジネスパーソンは、年間150時間あることに時間を使っています。何だと思いますか？答えは、探し物をしている時間です。
書類がない、蛍光ペンがない、スティックのりがない、保存したはずのファイルがパソコンから見つからない、電話をかけようとしたら連絡票がない…生産性が全くない、探すという行為に、これだけ多くの時間を費やしてしまっています。だから、探し物をなくすために整理整頓をすることが重要です。
ゴミ屋敷のようにもので溢れているオフィスでは、探すことに労力が注がれます。探している間に集中力も切れて効率が悪くなります。

整理整頓の手順は、
・机の中の不要なものを徹底的に捨てる
・共有物を管理するルールを決める
・重要な書類だけ紙ベースで残す
・書棚に使う順に並べる
・パソコンの中を整理整頓する
事務所がミニマリストの部屋のようになるように心がけましょう。

②残業しないチームはサッカーを好む
残業だらけチームの働き方は、野球の試合に似ています。定時に帰るという時間制限を設けていないため、成果(勝利)が出るまで仕事(試合)を続けることになります。野球と比べてサッカーは、1試合90分という限られた時間の中で戦います。時間制限があるのです。
残業が多いチーム、人たちは、時間を区切らず仕事をしてしまう傾向にあります。そこで定時後に予定を入れるようにしましょう。残業しないで帰るための仕事と時間をやりくりする方法を考えるようになります。意図的にプライベートをスケジュールに組み入れることによって、時間までに仕事が終わるような仕組みを作っていきましょう。

③高い電気シェーバーを買いなさい！
「ここに4000円と10,000円の電気シェーバーがあります。あなたなら、どちらを買いますか？」この情報だけだと安いシェーバーを選ぶかもしれませんが、続きがあります。「4000円のシェーバーは経済的ですが、剃るのに毎朝10分間、しかも剃り残しあり。10,000円は高価ですが、剃るのに3分、しかも剃り残しなし。」

もうお気づきだと思いますが、物の価値は、金額だけでなく使用できる頻度や期間、満足度を考慮に入れる必要があります。場合よっては、時間をお金で買うことができるのです。仕事なども同様で何か必要なものを購入する時この時間に対する感覚を持ちましょう。

例えばシュレッダーなど、待つことに時間が奪われ、品質の悪さでストレスが溜まる商品を購入してしまうこともあります。チームの優秀なメンバーにとって大きな損失になります。自分の時間を増やすことはできませんが、人に任せることで自分の時間を使わずに済む。自分の時間は買えないけれど、他人の時間は変えることを覚えておきましょう。

④重要な2割の仕事を優先する
パレートの法則をご存知ですか？商品の売り上げの8割は、全商品のうちの2割の銘柄が見出している、企業の売り上げの8割は、全従業員のうちの2割の従業員で見出している、などなど、物事は20:80に分かれていくという法則です。
これは仕事の中でも同様です。自分にしかできない重要かつ緊急な２割の仕事と、自分でなくてもできる任せることができる8割の仕事に分かれます。本当に大切な2割の仕事に集中するようにしましょう。

⑤仕事を後回しにしない
ついつい期限が先な仕事や、クリエイティブな能力を求められる仕事は後回しにしがちです。気乗りしないので、普段から行っているルーティンワークや簡単な仕事を優先してしまいがち。しかし後回しにすることで、残業が増えてしまいます。その理由は次の通りです。

1.急いでやるので、ミスややり直しが多発する
2.新たな工程に時間をとられてしまう
3.別の仕事が舞い込んでしまう可能性がある

案件が発生したら、すぐに必要な工程を全部洗い出し、予定表に入れ決められたスケジュールで作業するようにしましょう。また呼び時間を確保し、急な仕事にも対応できるようにしてください。

時間管理の専門家、石川先生らしい素晴らしい書籍でした。お勧めの1冊です。