旧体系の組織において、残業することが美徳という文化はまだ多少残っているようにも感じます。当然ですがこれからの世の中は残業して頑張ることよりも、残業せずに成果を出す事の方がずっと評価される世の中になるでしょう。

そこで残業しないチーム、残業しない仕事の仕方をするための秘訣を4点ご紹介したいと思います。

①年間150時間を削減する
ビジネスパーソンは、年間150時間あることに時間を使っています。何だと思いますか？答えは、探し物をしている時間です。
書類がない、蛍光ペンがない、スティックのりがない、保存したはずのファイルがパソコンから見つからない、電話をかけようとしたら連絡票がない…生産性が全くない、探すという行為に、これだけ多くの時間を費やしてしまっています。だから、探し物をなくすために整理整頓をすることが重要です。
ゴミ屋敷のようにもので溢れているオフィスでは、探すことに労力が注がれます。探している間に集中力も切れて効率が悪くなります。

整理整頓の手順は、
・机の中の不要なものを徹底的に捨てる
・共有物を管理するルールを決める
・重要な書類だけ紙ベースで残す
・書棚に使う順に並べる
・パソコンの中を整理整頓する
事務所がミニマリストの部屋のようになるように心がけましょう。

②残業しないチームはサッカーを好む
残業だらけチームの働き方は、野球の試合に似ています。定時に帰るという時間制限を設けていないため、成果(勝利)が出るまで仕事(試合)を続けることになります。野球と比べてサッカーは、1試合90分という限られた時間の中で戦います。時間制限があるのです。
残業が多いチーム、人たちは、時間を区切らず仕事をしてしまう傾向にあります。そこで定時後に予定を入れるようにしましょう。残業しないで帰るための仕事と時間をやりくりする方法を考えるようになります。意図的にプライベートをスケジュールに組み入れることによって、時間までに仕事が終わるような仕組みを作っていきましょう。

③高い電気シェーバーを買いなさい！
「ここに4000円と10,000円の電気シェーバーがあります。あなたなら、どちらを買いますか？」この情報だけだと安いシェーバーを選ぶかもしれませんが、続きがあります。「4000円のシェーバーは経済的ですが、剃るのに毎朝10分間、しかも剃り残しあり。10,000円は高価ですが、剃るのに3分、しかも剃り残しなし。」

もうお気づきだと思いますが、物の価値は、金額だけでなく使用できる頻度や期間、満足度を考慮に入れる必要があります。場合よっては、時間をお金で買うことができるのです。仕事なども同様で何か必要なものを購入する時この時間に対する感覚を持ちましょう。

例えばシュレッダーなど、待つことに時間が奪われ、品質の悪さでストレスが溜まる商品を購入してしまうこともあります。チームの優秀なメンバーにとって大きな損失になります。自分の時間を増やすことはできませんが、人に任せることで自分の時間を使わずに済む。自分の時間は買えないけれど、他人の時間は変えることを覚えておきましょう。

④重要な2割の仕事を優先する
パレートの法則をご存知ですか？商品の売り上げの8割は、全商品のうちの2割の銘柄が見出している、企業の売り上げの8割は、全従業員のうちの2割の従業員で見出している、などなど、物事は20:80に分かれていくという法則です。
これは仕事の中でも同様です。自分にしかできない重要かつ緊急な２割の仕事と、自分でなくてもできる任せることができる8割の仕事に分かれます。本当に大切な2割の仕事に集中するようにしましょう。

⑤仕事を後回しにしない
ついつい期限が先な仕事や、クリエイティブな能力を求められる仕事は後回しにしがちです。気乗りしないので、普段から行っているルーティンワークや簡単な仕事を優先してしまいがち。しかし後回しにすることで、残業が増えてしまいます。その理由は次の通りです。

1.急いでやるので、ミスややり直しが多発する
2.新たな工程に時間をとられてしまう
3.別の仕事が舞い込んでしまう可能性がある

案件が発生したら、すぐに必要な工程を全部洗い出し、予定表に入れ決められたスケジュールで作業するようにしましょう。また呼び時間を確保し、急な仕事にも対応できるようにしてください。

時間管理の専門家、石川先生らしい素晴らしい書籍でした。お勧めの1冊です。

まずは1つ次のようなプロジェクトを考えてみましょう。

【プロジェクト】りんごが欲しいから買ってきて
りんごが欲しいから買ってきてという依頼をされたとします。わかりました、買ってきます！と行動しては失敗の元。
このプロジェクトにおいて、まずしなければならないことそれは、情報確認です。
・りんごは1つで良いのでしょうか？
・どこの産地が良いのでしょうか？
・そもそも何に使おうとしてるのでしょうか？
・予算はいくらでしょうか？
等々確認しなければならないことがたくさんあります。

りんごを買うという程度であればそれほど難しくありませんが、仕事におけるプロジェクトで上記のような確認を徹底しているでしょうか。思い込みで行動してしまった結果、大きなミスを犯してしまう。そんな現実はよくあることです。そこで我々がプロジェクトを行う上で、やらなければならない事は言葉の交通整理です。

【言葉の交通整理をする】
要望、要求、要件、仕様、設計。
プロジェクトにおいてはこうした別々の階層による話が、ごちゃまぜになって始まり、互いに影響与えながら進むものです。それぞれの言葉を意識して整理して使うようにしましょう。

①要望…プロジェクトを開始する根本となる時
どんなプロジェクトも、要望がない所には始まることがありません。なりたい結果を明確にしましょう。
②要求…要望を下にして、正式に依頼する側とされる側の間で明示される情報
依頼をする側とされる側の間に、きちんと要求として提起していないことを当たり前として相手に求めるのは、後々の認識相違やトラブルの元になります。仕事においては法的な問題にも発展しかねませんから、必ず要求をすり合わせ、共通の約束とする必要があるでしょう。
③要件…要求を叶えるために、製造、実現する内容を明確にすること
いわゆる要件定義をしておきましょう。何が欲しいかと、どう作るかの境界線です。このページの精度が低いと、着手した後の、戻り、影響範囲が甚大なものになってしまいます。
④仕様…製造するものに要求する形状、構造、寸法、制度、性能、製造、試験方法等の規定
使用を規定するにあたって気をつけなければならないことがあります。それは依頼者が端要望が、依頼されている仕様と一致しないケースです。依頼する側と受ける側に認識の齟齬が生まれていないか確認しましょう。
⑤設計…仕上がりの形や構造図面などによって具体的に表現すること
何を設計すべきかが正しければ、最高の仕事をすることができます。しかし初めから完璧にする事は難しいでしょう。まずは設計してみて、作ってみて、動かしてみて、そこからもう一度、何が要件だったのかを考え直す。この作業を繰り返し仕事のクオリティーを上げましょう。

さて、言葉を整理したところで、もう1つ押さえておきたいのが、プロジェクトにおける3つの法則です。次の3つの法則を抑えてプロジェクトを進めましょう。

法則①やったことのない仕事の勝利条件は、事前に決められない
家を建てるなどわかりやすいプロジェクトなら、勝利条件は家が立つことでしょう。もちろん希望の。しかし実際の仕事におけるプロジェクトは、従業員満足度を向上させる、地域社会に貢献するなど、定性的で勝利条件が曖昧なものもあります。進めていく中で何を勝利条件にすべきかを柔軟に変更させる必要もあります。

②プロジェクトにおいては、一生懸命考えて立案した施策が、想定を超えた結果をもたらす
ここで言う想定を超えた結果、とは、良い結果も、悪い結果も両方を指します。つまり、想定外は起きて当たり前ということ。なぜなら定石通りに行っても、思わぬトラブルはプロジェクトにつきものだからです。想定外のことが起こるのが当たり前、想定を超えた結果が発生した際に冷静に対処する、その判断力が重要でしょう。

③プロジェクトの過程における諸施策の結果もたらされる状況は…
即座に次の局面における制約条件となり、時にプロジェクトの勝利条件そのものの変更すらも要求する。人生万事塞翁が馬、という言葉もありますが、プロジェクトはまさにこの言葉そのもの。
コロコロと状況が変わり、目の前の問題解決をしたら、それが次の邪魔になってしまうということも多々あります。状況の変化に柔軟に対応する必要があるでしょう。プロジェクトにおける想定外とは、あってしかるべきものとあってはならないもの、この2つの軸でとらえることができます。

様々な状況が起こりうるプロジェクト。そのプロジェクトをどのように進めれば良いのかに悩んでいる方、参考になる一冊だと思います。